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"La prima impressione è quella che conta"
Quante volte ti sei fatto un’idea su una persona e poi, conoscendola, hai ritrattato l’opinione che avevi su di lei? Forse la tua idea iniziale è stata influenzata dal suo modo di vestire, i suoi capelli, i suoi orecchini o i suoi tatuaggi. O ancora dal suo modo di parlare.
Bisognerebbe sempre andare oltre l’apparenza e l’aspetto fisico ma, a volte, non abbiamo tempo o voglia di farlo oppure la persona in questione è qualcuno con cui dobbiamo sostenere solo rapporti formali e di lavoro e non abbiamo occasione di conoscerla meglio. Noi abbiamo trovato qualche spunto interessante sull’importanza di una buona prima impressione qui: conoscevi Dale Carnegie e i contributi che ha dato al mondo della formazione personale e manageriale?
Torniamo a noi. Il modo di parlare: ecco come possiamo dare una buona prima impressione durante una telefonata di lavoro. Diamo per scontato che chi lavora in ufficio e deve rispondere alle telefonate, gestirle e passarle sappia farlo egregiamente in italiano. Ma in inglese?
Se chiamano in ufficio e al tuo “Pronto? Azienda XY” la risposta è in inglese? O ancora: se devi fare una telefonata in inglese fuori programma? In entrambi i casi non puoi certo attaccare il telefono o nasconderti in bagno!
All’inizio non è tanto importante conoscere a memoria il vocabolario di inglese o sembrare un madrelingua: sarà sufficiente non farsi cogliere del tutto impreparati e non fare scena muta.
L’interlocutore capirà che siamo preparati e che sicuramente sapremo capire ciò di cui ha bisogno per aiutarlo o indirizzarlo a chi potrà farlo al posto nostro.
Sia che tu stia ricevendo la telefonata, sia che tu debba farla, la prima cosa da fare è presentarsi:
- “Hello/Good morning/afternoon/evening. (Tuo nome)speaking”
- (Nome della tua azienda) How may I help you?”
- (Nome della tua azienda, tuo nome)
- (Nome della tua azienda) How may I help you?”
- (Nome della tua azienda, tuo nome)
Cosa dire poi se devi trasferire la chiamata o dire che il collega che la persona cerca non può rispondere?
- “I’m sorry, he’s in a meeting”, oppure “I’m sorry, he’s not available at the moment” o, ancora, “I’m sorry, he’s on another call”.
- Vuole lasciare un messaggio? “Would you like to leave a message? Oppure richiamare più tardi: “Please, could you call back later?”.
Ecco, infine, alcuni esempi di frasi utili per chiudere una telefonata:
- “It’s been nice talking to you and I’ll talk to you again soon” – “È stato un piacere parlare con lei e spero di risentirla presto”;
- “Thanks for calling” – “Grazie per aver chiamato”
Fare una buona prima impressione include anche la capacità di affrontare situazioni di lavoro più o meno stressanti in modo educato e collaborativo (anche quando vorresti solo aprire quella porta e andartene).
Ecco alcuni suggerimenti utili per convivere in pace in ogni ambiente di lavoro:
- Metti rispetto e umiltà al primo posto.
Nessuno sa tutto e ammettere di non conoscere qualcosa non rappresenta per forza un problema, al contrario dice di noi che siamo persone disposte ad imparare da chi ne sa di più senza sentirci da meno.
“That’s more your area of expertise than mine, so I’d like to hear more”
“Questa è più la tua area di competenza che la mia, quindi mi piacerebbe saperne di più”
- Evita discussioni inutili.
Ci sono volte in cui è senza dubbio meglio lasciar perdere: “chi la dura la vince” non funziona nelle discussioni di lavoro e nelle discussioni in generale e al contrario aggiunge solo tensioni e contrasti.
“I’ve come to trust you completely, but on this issue I sense some holding back” “
Sono arrivato a fidarmi completamente di te, ma su questa questione sento un po’ di ritegno”.
- Ascolta prima di parlare e chiedi prima di trarre conclusioni
Dovrebbe essere ovvio per tutti ma ascoltare e prestare attenzione alle parole specifiche e alla gestualità dell’interlocutore è un modo per ottenere molte informazioni senza dire nulla.
Quando invece vogliamo sapere di più, abituiamoci a fare domande senza dare nulla per scontato.
“What do you hope to get out of this meeting today?”
“Cosa spera di ottenere oggi da questa riunione?”